Comentario de la Resolución de la DGSJyFP de 14 de enero de 2025

Al concluir el proceso liquidatorio de las sociedades mercantiles se suscita una cuestión práctica que, dentro del proceso, podría considerarse secundaria e, incluso, trivial pero que, en la realidad, se erige en un dolor de cabeza para el liquidador.

¿Qué hacer con la documentación social?

El artículo 247.5 del Reglamento del Registro Mercantil dispone: «Con la escritura se depositarán en el Registro Mercantil los libros de comercio, la correspondencia, la documentación y los justificantes concernientes al tráfico de la sociedad, salvo que en dicha escritura los liquidadores hubieran asumido el deber de conservación de dichos libros y documentos durante el plazo de seis años a contar desde la fecha del asiento de cancelación de la sociedad, o manifestado que la sociedad carece de ellos, 

En el caso de depósito de libros y documentos, que deberán relacionarse en la escritura o en instancia con firma legitimada, el Registrador Mercantil estará obligado a conservarlos durante seis años a contar desde la fecha del asiento de cancelación de la sociedad»

Ese precepto da cabal respuesta al destino que debe darse a la documentación social. Se establecen dos posibilidades (i) depósito en el Registro Mercantil, o (ii) custodia de la documentación social por los liquidadores. En ambos casos esa obligación de conservación se fija en seis (6) años corridos desde la fecha del asiento de cancelación de la sociedad. La norma, con carácter residual, prevé la posibilidad de que la sociedad carezca de documentación social y en ese caso resulta suficiente una manifestación del liquidador en la escritura de la extinción de la sociedad, supuesto que no va a ser objeto de comentario por su excepcionalidad.

El problema se suscita debido a que el artículo 396.3 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital señala: «Los liquidadores depositarán en el Registro Mercantil los libros y documentos de la sociedad extinguida».

La formulación tan clara de esta norma, que es posterior y de rango superior al Reglamento del Registro Mercantil, puede avalar una interpretación de que, extinguida la sociedad, el depósito en el Registro Mercantil no es optativo sino obligatorio, siendo ese depósito el único destino posible para la documentación societaria.

Ese ha sido el tema debatido y resuelto por la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (RDGSJyFP) en la Resoluciuónb que comentamos, que desestima el recurso interpuesto por una sociedad limitada contra la calificación negativa del Registrador Mercantil de A Coruña respecto a la inscripción de la escritura de liquidación de la sociedad.

El núcleo del conflicto radica en la interpretación del deber de conservación o depósito de los libros y documentos sociales, en virtud de lo dispuesto en el artículo 396 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) y el artículo 247.5 del Reglamento del Registro Mercantil (RRM).

El registrador deniega la inscripción de la extinción de la personalidad jurídica por cuanto en la escritura de liquidación se omite la manifestación del liquidador sobre la conservación o inexistencia de los libros contables y documentos de la sociedad, exigencia derivada del artículo 247.5 del RRM.

La tesis del recurrente, apoyada por el notario que autorizó la escritura, se fundamenta en que el precepto reglamentario en que se funda el registrador ha sido tácitamente derogado por el artículo 396 de la LSC, que impone la obligación imperativa del depósito de dichos documentos, sin admitir alternativas, de ahí que no es necesario hacer mención alguna en la escritura de extinción, sino depositar la documentación en el Registro.

La Resolución comentada confirma la calificación registral, concluyendo que la exigencia contenida en el artículo 247.5 del RRM es una manifestación específica del deber general de conservación documental recogido en el artículo 30 del Código de Comercio y en el artículo 386 de la LSC. En consecuencia, considera que la inscripción de la liquidación de la sociedad debe ir precedida de una manifestación expresa del liquidador en la escritura o del simultaneo depósito de los documentos correspondientes.

Es oportuno comentar la fundamentación de la Dirección General que justifica su Resolución:

1. Interpretación sistemática del ordenamiento mercantil. El artículo 396.3 del TRLSC impone a los liquidadores la obligación de depositar en el Registro Mercantil los libros y documentos de la sociedad extinguida. No obstante, el artículo 247.5 del RRM, en su redacción vigente, permite una alternativa: el liquidador puede asumir el deber de conservación durante seis años.

2. Jerarquía normativa y validez del Reglamento. Aunque el recurrente alega que el artículo 247.5 del RRM ha sido tácitamente derogado por la LSC, la Resolución no comparte esta conclusión. En su criterio, dicho precepto reglamentario no contradice la norma legal superior, sino que desarrolla una opción de cumplimiento que no desvirtúa la finalidad de la ley. Además, se refuerza la argumentación con el artículo 30 del Código de Comercio y el artículo 386 de la LSC, que prevén el deber de custodia documental con carácter general. 

3. Obligación del registrador de velar por el cumplimiento normativo. La Dirección General insiste en que el registrador no puede inscribir la liquidación si no se ha cumplido con alguno de los requisitos alternativos del artículo 247.5 del RRM. En este sentido, reitera que la escritura de liquidación debe incluir la manifestación del liquidador sobre la conservación o inexistencia de los documentos, o bien debe haberse realizado el depósito previo o simultáneo de los mismos. 

Lo que la Resolución comentada no hace es pronunciarse sobre una cuestión muy relevante cual es la forma en que debe efectuarse el depósito de los documentos (presencial o telemático), señalando que tal cuestión no forma parte del objeto inmediato del recurso y deberá abordarse, en su caso, en una futura calificación registral sobre el depósito documental, si bien en su fundamentación jurídica cita la Instrucción de la propia Dirección General de 12 de febrero de 2015 sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre.

Queda, por consiguiente, sin aclarar la cuestión nuclear que se suele plantear cuando el liquidador tiene que abordar qué hacer con la documentación social y más concretamente en que soporte debe hacerlo.

Los Registros Mercantiles desean, a todas luces, evitar el trabajo y la gestión que supone conservar y custodiar por seis años la ingente documentación societaria que las normas relacionan, lo que crea un problema de espacio y gestión que se antoja inasumible. En aras a evitarlo se viene exigiendo que el depósito documental debe realizarse exclusivamente en soporte telemático, cuestión relevante dado que muchos documentos societarios no se encuentran en formato digital. Si bien la realidad es que esa exigencia no fluye de una norma concreta sino de una Instrucción dictada por la Dirección General.

Concluimos este análisis afirmando que la Resolución de la DGSJFP confirma un criterio de interpretación que refuerza el papel del Registrador en la verificación del cumplimiento normativo en los procesos de liquidación societaria. Sin embargo, su argumentación no zanja por completo la cuestión sobre la posible derogación del artículo 247.5 del RRM ni sobre la obligatoriedad del soporte telemático en el depósito documental. En términos prácticos, el pronunciamiento obliga a extremar el cumplimiento formal de los requisitos documentales en las escrituras de liquidación para evitar incidencias registrales que retrasen el cierre definitivo de las sociedades.

Este caso evidencia la persistencia de disfunciones normativas en el ámbito del derecho mercantil registral, que, lejos de ser meramente teóricas, general efectos relevantes en los operadores económicos tanto en la seguridad jurídica como en la determinación que debe darse a la documentación societaria una vez extinguida la sociedad.

Lo cierto es que la documentación societaria tiene que custodiarse y conservarse durante seis años y la asunción de esa carga se erige en una molestia que todos desean esquivar.

ACCESO A LA RESOLUCIÓN