Ya sabíamos que el avance de las nuevas tecnologías era imparable, pero 2020 ha supuesto el despegue definitivo de plataformas como Teams o Zoom, entre otras muchas, que facilitan el teletrabajo y, en general, cualquier tipo de relación a distancia, ya sea persona o profesional.

La nueva realidad social impuesta por el COVID-19 nos ha obligado a adaptar nuestras rutinas para minimizar el contacto físico. Así, el simple hecho de reunirnos en una sala para discutir los términos de un contrato y proceder a su firma en presencia de todas las partes intervinientes ya forma parte del pasado. Ahora debatiremos la redacción del clausulado a través de una reunión celebrada por videoconferencia y las partes firmarán el documento por separado, cada una desde una ubicación distinta.

Es precisamente el acto de la firma de un contrato el que genera más dudas si cada parte quiere hacerlo cómodamente desde su casa. Preguntas como ¿puedo escanear mi firma? o ¿necesito un certificado electrónico para que mi firma sea válida? son cada vez más frecuentes. Esperamos que este breve artículo permita resolver estas dudas de forma sencilla, clara y concisa.

Como punto de partida diremos, de entrada, que en general los contratos en formato papel y los que se presentan en formato digital (ya sea porque se han concebido desde un principio en formato telemático o porque han sido escaneados posteriormente) son equivalentes y perfectamente válidos. Ambos producirán efectos legales.

Sentada esta premisa, nos planteamos qué método utilizar para firmar un contrato en formato digital. Lo que primero que nos viene a la mente es imprimir el contrato, firmarlo a mano y escanearlo con la firma ya incluida. También podríamos escanear únicamente nuestra firma y “pegarla” al contrato. Ambos métodos son aceptables. La formalización de un contrato mediante la inserción de la firma manuscrita escaneada o digitalizada es perfectamente válida desde el punto de vista jurídico.

No obstante, en nuestro día a día, y cada vez más, celebramos contratos online para cubrir nuestras necesidades más básicas, como comprar alimentos o ropa, o para relacionarnos con la Administración Pública. Ello se traduce en la necesidad de contar con métodos de firma electrónica que generen confianza entre los usuarios, más allá de la simple inserción de la firma manuscrita escaneada.

La Unión Europea dio respuesta a esta necesidad con la aprobación del Reglamento UE 910/2014, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (comúnmente conocido como eIDAS). En España encuentra su enclave jurídico en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

El Reglamento distingue entre la firma electrónica, la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada (esta última equivale a la firma electrónica reconocida, regulada en la mencionada Ley 59/2003, se trata únicamente de una diferencia terminológica).

Distinguiremos cada uno de los mencionados tipos de firma en función de si nos permite identificar al firmante con certeza, la seguridad en cuanto a la posible manipulación del contenido del contrato o los medios técnicos requeridos para su utilización.

Constituye firma electrónica la que, por ejemplo, consiste en aceptar el pago y los términos y condiciones en cualquier compra online. Es el tipo de firma más sencillo, ya que no necesitamos ningún tipo de certificado electrónico ni dispositivo físico para firma. Basta con hacer “clic”. Obsta decir que en este caso no se comprueba la identidad real del firmante, por lo que nos encontramos ante el método de firma que ofrece menos garantías.

En cuanto a la firma electrónica avanzada, es aquella que cumple con determinados requisitos técnicos, concretamente, los previstos en el artículo 26 del Reglamento. Uno de los ejemplos más paradigmáticos lo constituye la firma biométrica, que recoge el grafismo de una firma manuscrita en un dispositivo táctil que almacena los datos biométricos y se cierra con un sellado de tiempo que impide modificaciones posteriores del documento.

Finalmente, la firma electrónica cualificada es un tipo de firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. Es la que se usa, por ejemplo, en las relaciones con las Administraciones Públicas. Aporta las máximas garantías jurídicas y tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.

Tanto la firma electrónica avanzada como la cualificada permiten identificar al firmante, impiden modificaciones posteriores del documento en cuestión, despliegan plenos efectos jurídicos y son admisibles como prueba en los procedimientos judiciales.

En definitiva, los avances tecnológicos nos ofrecen una variedad de métodos para la firma de contratos. Serán las partes quienes decidan cuál de ellos usar en cada caso en función del tipo de relación jurídica y del grado de seguridad y confianza que precisemos. En cualquier caso, tengamos presente que el método tradicional de la firma escaneada es perfectamente válido, por lo que no necesitamos contar con ningún tipo de certificado electrónico si lo que queremos es, por ejemplo, firmar la resolución de un contrato de arrendamiento en pleno confinamiento. Cada parte lo podrá firmar cómodamente desde su casa, remitiendo una copia a la otra parte por correo electrónico.