La cancelación del depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil
Comentario de la Resolución de la DGSJyFP de 4 de marzo de 2024
En una reciente Resolución de 4 de marzo de 2024 que se acompaña, la Dirección General de la Seguridad Jurídica y Fe Pública aborda un supuesto que, si bien puede parecer límite, acontece en la realidad diaria. Se trata de la pretensión de una compañía que ha depositado las CCAA de varios ejercicios que solicita que ese depósito de las CCAA se cancele (en el recurso, erróneamente, se pretende que se retiren (sic).
El antecedente fáctico se contiene en los antecedentes de la Resolución, indicándose que la recurrente manifestó que la gestoría que tenía encargada la gestión del depósito de cuentas, firmó electrónicamente y por un malentendido, el certificado de aprobación de las cuentas anuales de los ejercicios 2019, 2020 y 2021 cuando éstas no se habían aprobado por la junta general, interesándose la retirada de los depósitos de cuentas de esos ejercicios puesto que ninguno de ellos había sido aprobado por la junta de socios y habían sido presentados a causa del error que se quería enmendar.
La Resolución reconoce una obviedad cual es la posibilidad de que el Registro Mercantil puede ser objeto de modificación para adecuar los libros a la realidad extrarregistral, añadiendo otra obviedad, ello debe hacerse en virtud del título adecuado para conseguirlo, no pudiéndose practicarse esa modificación sin más, pues los efectos derivados de la publicidad registral exigen la adopción de un mínimo de cautelas que eviten que, por vía indirecta, se puedan producir efectos no deseados en perjuicio de terceros o contrarios a la Ley.
En ese sentido, y aplicando la doctrina general de la rectificación o cancelación de asientos registrales, tanto inmobiliarios como mercantiles, la Resolución comentada señala que: « […] la rectificación de los asientos exige, bien el consentimiento del titular registral y de todos aquellos a los que el asiento atribuya algún derecho –lógicamente siempre que se trate de materia no sustraída al ámbito de autonomía de la voluntad–, bien la oportuna resolución judicial recaída en juicio declarativo entablado contra todos aquellos a quienes el asiento que se trate de rectificar conceda algún derecho».
Y se pegunta: «¿[…] cuál es el título que ha de ser objeto de presentación en el Registro Mercantil para que se proceda a la cancelación del depósito en su día practicado cuando resulta que el certificado de junta general que permitió el depósito resulta ser falso o nulo por afirmación del propio administrador que lo expidió.»
Respondiendo: «En el ámbito de cancelación en el depósito de cuentas en el Registro Mercantil dichas cautelas pasan porque el título sea el mismo que permite el depósito (artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital), con expresión de la causa o causas que la justifiquen así como la expresión del consentimiento a la cancelación de los asientos posteriores que se hubieran practicado en la hoja social a favor de la sociedad y que no se habrían practicado de no haberlo hecho el depósito (pues de otro modo se conculcaría el régimen legal del artículo 282 de la Ley de Sociedades de Capital)» sin que se pueda pretender la rectificación del contenido del Registro por un mero documento expedido por el administrador que, aunque reúna alguna de los requisitos exigibles a las certificaciones, ni tiene el carácter de tal ni se expide por traslado total o parcial del contenido del acta correspondiente.
Resolviendo el concreto supuesto planteado, y reiterando lo dicho anteriormente, señala que la cancelación de unas cuentas previamente depositadas, cuyo depósito haya sido llevado a cabo en virtud de un certificado que resulta ser falso por causa de falta de aprobación, debe llevarse a cabo mediante (a) solicitud de cancelación tanto del asiento de depósito como de los asientos posteriores que deban cancelarse de acuerdo con los expuesto, y (b) acompañada de certificado expedido por la persona que ostente la competencia certificante y del que resulte que conforme al contenido del acta de la junta convocada para su aprobación, las cuentas anuales no fueron objeto de aprobación. Alternativamente se indica que el certificado puede ser sustituido por copia autorizada del acta notarial de junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales.
Añadiendo otra cuestión que no es baladí cuál es que respetando ese modo de proceder se evita el cierre de la hoja social, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 378.5 y.7 del Reglamento del Registro Mercantil.
