1. La importancia de la empresa familiar

Debemos partir del dato de que casi el 90% del tejido empresarial español esta formado por empresas con un gran componente familiar, es decir, aquella empresas en la que una o varias familias fundadoras poseen el control de la compañía mediante una participación significativa en su capital y mediante la adopción de las decisiones estratégicas de negocio (en adelante, la “Empresa Familiar”).

Además de la importancia de este tipo de empresas en la creación de empleo privado y en el PIB, las empresas familiares se caracterizan por su vocación de continuidad y la voluntad de la familia de que el negocio se transmita a futuras negociaciones.

Teniendo en consideración estos datos y la necesidad de mejorar la planificación adaptada a las circunstancias singulares de cada empresa y así evitar la desaparición en el momento de encarar la sucesión a futuras generaciones, la elaboración y ejecución de un protocolo familiar resulta esencial para regular las relaciones personales y familiares de los miembros de la Empresa Familiar y así conseguir una continua y estable perseverancia en el tiempo.

2. ¿En qué consiste en Protocolo Familiar?

El Protocolo Familiar es un documento suscrito por los miembros de la familia con intereses directos o indirectos en la Empresa Familiar. Es decir, puede ser suscrito desde el fundador de la Empresa Familiar hasta el cónyuge de uno de los descendientes que no está involucrado en la administración de la Empresa.

En él se configuran las directrices y principios que marcarán el funcionamiento interno de la Empresa Familiar en cuestión y que los miembros de la familia deberán respetar y acatar.

En considerada como la mejor herramienta para fijar el procedimiento que regirá en su momento el relevo generacional y la continuidad del negocio, evitando (o, por lo menos, minimizando) potenciales conflictos entre los miembros de la familia en los momentos más cruciales de evolución.

Tal y como hemos señalado, es un documento heterogéneo y con un gran alcance, por lo que la determinación de qué miembros de la familia deben firmar el Protocolo Familiar dependerá de la estructura de la familia en cuestión, así, es frecuente que, además, de los socios directos de la compañía, suscriban el documento sus cónyuges y descendientes.

Debemos destacar que el Protocolo Familiar puede quedar desfasado y redundante si no se considera como un documento dinámico y, por ende, se  revisa periódicamente para adaptarlo a la realidad cambiante de la Empresa Familiar y al nuevo enfoque de las generaciones venideras.

3. Preparación y contenido del Protocolo Familiar

El Protocolo Familiar se configura como un documento esencial en la gestión de las relaciones entre los miembros de la Familia y con la Empresa. Permite anticiparse a los futuros conflictos que puedan surgir en el seno de la compañía y de la misma familia, además de facilitar el relevo intergeneracional.

En el Protocolo Familiar los miembros de la Familia pueden regular cuestiones tan diversas como la planificación fiscal de los familiares, la financiación de la Empresa a partir de los recursos familiares o, por el contrario, la financiación de los familiares a partir de los recurso empresariales, la protección de los derechos de los cónyuges y la preparación de la sucesión. Es decir, una multitud de materias y temáticas caben en el Protocolo Familiar.

Para la correcta preparación de un Protocolo Familiar, se debe realizar un exhaustivo trabajo previo de análisis. Habrá que detectar las particularidades de que cada Empresa Familiar y las necesidades concretas de cada familia. Por ello, la labor preparatoria para determinar el concreto contenido del Protocolo resulta de vital  importancia, mediante la celebración de reuniones y entrevistas con distintos miembros de la Familia.

Dicho lo anterior, parece claro que el contenido del Protocolo no es cerrado, sino que dependerá de las circunstancias concretas en cada caso.

No obstante, y a pesar de que no exista un modelo estándar de Protocolo Familiar, suele ser habitual la inclusión de los apartados que se indican a continuación:

1. Los principios rectores de la Empresa Familiar.
2. Régimen de transmisión de acciones o participaciones sociales.
3. Órganos de gobierno.
4. Políticas de retribución, dividendos, acceso a puestos directivos.
5. Régimen sucesorio.
6. Capitulaciones matrimoniales.
7. Prevención y resolución de conflictos.

4. Formalización y eficacia del Protocolo Familiar

Si bien existe libertad a la hora de formalizar el Protocolo Familiar, es recomendable su elevación a público ante notario y que a dicho otorgamiento acudan todos los miembros de la familia que se vean afectados por el Protocolo Familiar.

Asimismo, tal documento puede acceder al Registro Mercantil, bien dejando mera constancia de su existencia pero no de su contenido, bien mediante su depósito total o parcial.

Asimismo, desde la resolución de la Dirección General de Registros y del Notariado de 26 de junio de 2018, que aborda la posibilidad de establecer como prestación accesoria en los Estatutos Sociales el cumplimiento obligado de las disposiciones contenidas en el protocolo familiar, se le puede dorar de mayor fuerza por su oponibilidad frente a terceros.

Por cuanto el contenido del Protocolo Familiar es ampliamente heterogéneo y regula múltiples aspectos de la Empresa Familiar, algunos de sus pactos tendrán únicamente fuerza moral (tales como los valores de la familia o la misión de la compañía), mientras que otros serán exigibles como pactos contractuales, incluso pudiéndose incluir penalizaciones para resarcir los daños y perjuicios que el incumplimiento de alguno de los familiares pudiera causar.

Asimismo, para fortalecer el contenido de lo pactado en el seno familiar, se recomienda que determinados aspectos relevantes, como el régimen de transmisión de acciones o participaciones sociales, se vean reflejados en los estatutos sociales de la Empresa Familiar y, en consecuencia, sean objeto de inscripción ad hoc en el Registro Mercantil.