Ahora más que nunca podemos decir que la protección de datos está de moda. El año 2018 resultó ser clave en la materia, ya que a la entrada en vigor del Reglamento europeo, sumamos la aprobación de la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales.

Ciertamente el frenético avance de las nuevas tecnologías propicia la aparición de nuevas situaciones que pueden suponer un riesgo para nuestra intimidad, y el Derecho debe dar una respuesta mediante el establecimiento de las medidas de protección adecuadas.

La Agencia Española de Protección de Datos no ha cesado de publicar guías y otros recursos útiles para resolver todas las dudas que la compleja regulación sobre protección de datos personales puede suscitar.

El empresario debe ser consciente de estos cambios y adoptar las precauciones pertinentes.

Después de esta introducción genérica, vayamos al caso concreto para centrarnos en dos asuntos cada vez más comunes en el seno de las empresas, grandes o no tan grandes.

• El correo electrónico y el uso de dispositivos informáticos

El uso y proliferación de las nuevas tecnologías pone a nuestro alcance infinidad de recursos que facilitan nuestro día a día, pero que a su vez pueden ser fuente de problemas. Resulta de lo más habitual que en nuestro puesto de trabajo tengamos acceso a un ordenador con conexión a internet, así como que la empresa nos facilite una dirección de correo electrónico específica para el desempeño de nuestras labores.

Es más, en muchas ocasiones el empresario facilita también otros dispositivos electrónicos, como teléfonos móviles, ordenadores portátiles o tablets.

Nada impide a los trabajadores que hagan uso de su dirección electrónica profesional, no sólo para asuntos propiamente laborales, sino también para temas personales. Igualmente sucede con el resto de dispositivos que la empresa pone a su alcance.

A partir de aquí, pueden aparecer los conflictos. Imaginemos que el empresario sospecha que su empleado está usando su correo profesional para la captación de clientes al margen de la labor profesional que presta en la empresa, o que su rendimiento es bajo porque pasa la mayor parte de su jornada laboral navegando en internet por causas totalmente ajenas a su labor profesional. ¿Puede el empresario revisar sin más su bandeja de correo o su historial de búsquedas en internet para la adopción de las medidas disciplinarias correspondientes? La respuesta, a priori, es no.

Hemos puesto únicamente dos ejemplos, pero la casuística puede ser infinita, y como es mejor prevenir que curar, lo que deberá hacer el empresario es informar. ¿Cómo? Lo más recomendable es facilitar a los trabajadores un protocolo de uso de dispositivos electrónicos que contenga las pautas a seguir en el empleo de las herramientas tecnológicas facilitadas por la empresa. En dicho documento, que deberá ser puesto a disposición del trabajador idealmente en el momento de su contratación, se puede incluir:

• La obligatoriedad de hacer uso de los medios tecnológicos facilitados por la empresa para fines estrictamente profesionales.

• La posibilidad de realizar los controles necesarios por parte de la empresa en cuanto a mensajes, llamadas y navegaciones individualizadas.

• La facultad del empresario de acceder al correo electrónico del trabajador y a los archivos almacenados en su ordenador.

• La prohibición de acceder a redes sociales.

• Y, además, todo aquello que pueda afectar a la seguridad de la información, como la custodia de contraseñas.

Así pues, recomendamos encarecidamente la preparación y firma de esta suerte de “protocolo informático” que podrá evitar gran número de problemas en el futuro, conflictos que son cada vez más habituales. Con la preparación y puesta a disposición de este documento, respetamos en general el derecho a la protección de datos personales del trabajador, siempre y cuando el empresario no se exceda en sus facultades de control y se respeten los límites previstos jurisprudencialmente.

• Videovigilancia en el trabajo

Resulta asimismo habitual la existencia de cámaras de videovigilancia en el puesto de trabajo. Nada impide al empresario la colocación de estas cámaras siempre que, una vez más, se respete la normativa de protección de datos personales.

En la página web de la Agencia Española de Protección de Datos podemos encontrar numerosos recursos que nos permitirán discernir qué premisas se deben tomar en consideración para la instalación de estas cámaras.

Nos centraremos ahora únicamente en las cámaras que se instalan para vigilar el puesto de trabajo, ya que constituye el objeto de este artículo. Resumiremos los aspectos más importantes a tener en cuenta, no obstante, no nos centraremos ahora en el detalle de la extensa e importantísima jurisprudencia que se ha dictado en estos supuestos, con la voluntad de ofrecer una visión sucinta y general del asunto.

El empresario deberá tener en cuenta los siguientes requisitos esenciales para la instalación de cámaras de videovigilancia:

• Los sistemas de videovigilancia deben guardar siempre una relación de proporcionalidad entre la finalidad perseguida y el modo en que se traten las imágenes.

• Se deberá respetar el derecho a la intimidad del trabajador. No podrán instalarse cámaras en vestuarios, baños o espacios de descanso.

• Se tendrá que informar al trabajador de la existencia de las cámaras, en primer lugar, mediante la colocación de carteles en lugares visibles, en segundo lugar, de forma directa y personal.

• Se deberán adoptar las medidas de seguridad adecuadas para evitar el acceso a las imágenes de personas no autorizadas expresamente para ello.

• Las imágenes se conservarán, como máximo, durante un mes.

• En general, se deberán cumplir todos los requisitos para el tratamiento de datos personales que se prevén en la legislación aplicable.

Debemos detenernos un momento en el requisito de la información a los trabajadores, que ya hemos comentado en el supuesto anterior del protocolo informático. Igual que sucedía en ese caso, deviene necesario que el empleador informe al trabajador acerca de la existencia de cámaras de videovigilancia. El empresario debe poder acreditar en cualquier momento que dicha información ha sido facilitada, no sólo mediante la colocación de carteles, sino también de forma directa. Por ello, lo más efectivo será incluir una cláusula específica en el contrato de trabajo, o bien introducir el uso de sistemas informáticos y la existencia de cámaras de videovigilancia en un mismo protocolo a firmar por el trabajador.

Insistimos, pues, en la importancia de elaborar estos protocolos de forma completa para asegurar la debida protección de los derechos e intereses, tanto del trabajador como del empresario.