Las investigaciones internas que surgen a partir de denuncias en el canal de denuncias son procesos esenciales para salvaguardar la integridad y el cumplimiento ético dentro de una organización y, deben estar informados por una serie de principios fundamentales que vertebran la realización de las tareas, que conlleva un proceso de investigación de una denuncia derivada del Canal de denuncias vinculado al Modelo de Compliance de cualquier empresa.

Dentro de los principios que conforman dicha investigación, podemos señalar los siguientes:

1º.- Confidencialidad. Representa uno de los pilares fundamentales y más importantes en el desarrollo de estas investigaciones. La confidencialidad implica proteger la identidad del denunciante, y también de los demás operadores jurídicos que intervienen en una investigación, y como consecuencia de ello, el hecho de mantener en reserva la información relacionada con la denuncia y la investigación.

Este principio es fundamental para garantizar que las personas se sientan seguras al reportar conductas indebidas, sin la existencia de temor a represalias o una exposición injustificada, y todo ello, en aras de garantizar de manera efectiva, y fomentar, un entorno donde los empleados se sientan seguros al reportar conductas indebidas.

Cuando los empleados confían en que sus denuncias serán manejadas confidencialmente, es más probable que reporten conductas o comportamientos indebidos o inaceptables dentro de la empresa, lo que ayuda a la organización a tener una mayor información, y poder identificar así, y con ello abordar, los problemas internos que se susciten.

2º.- Imparcialidad y Objetividad. Exige que las investigaciones se conduzcan sin prejuicios ni tampoco con favoritismos, asegurando que todas las decisiones se basen únicamente en evidencias en todo caso verificables, y, además, en hechos objetivos, lo que fortalece la credibilidad del proceso.

Para lograr esto, es vital que los investigadores no tengan conflictos de interés, y que se mantengan independientes frente a las partes involucradas. En este sentido, constituye un hecho determinante que los investigadores no tengan relaciones personales o profesionales, que puedan influir en su juicio.

Así, una investigación imparcial es más probable que sea aceptada por todas las partes y refuerza la confianza en el sistema de denuncias.

3º.- Celeridad. Se refiere a la realización de la investigación en un plazo razonable, evitando demoras innecesarias que puedan afectar la efectividad del proceso y la resolución del problema.

La celeridad, no solo es importante para resolver lo antes posible las situaciones reportadas, sino también, tiene la finalidad de minimizar el impacto negativo, que puedan derivarse de las mismas en el ambiente laboral, y, prevenir la existencia de posibles daños adicionales o colaterales. En este sentido, debe tenerse en cuenta, que las demoras pueden permitir que las conductas indebidas continúen, causando más daño a la organización, a las personas involucradas, o, a terceros.

La aplicación de este principio pretende, tanto para el denunciante como para los denunciados o afectados el reconocimiento de que, por parte de los mismos, se merecen una resolución oportuna, y en un tiempo razonable, para evitar incertidumbres prolongadas que afecten a su bienestar o a su posición jurídica como consecuencia de la investigación emprendida al efecto.

En este orden de cosas, debemos ser conscientes que las evidencias y/o pruebas que se obtengan como consecuencia de la investigación llevada a cabo, pueden perderse o degradarse con el tiempo, y ello exige de manera necesaria, que se posibilite una actuación rápida, lo que va a ayudar de manera considerable a preservar la integridad de tales evidencias y/o pruebas, la posición de las partes dentro del procedimiento, evitando filtraciones o divulgaciones de las investigaciones realizadas, motivadas simplemente por el transcurrir de un tiempo excesivo o inadecuado.

En todo caso, el desarrollo de la investigación exige la existencia de recursos adecuados, que permitan el desarrollo de la misma, y que el equipo de investigación cuente con suficientes recursos humanos y materiales para llevar a cabo su trabajo eficientemente.

Al mismo tiempo, la celeridad exige también priorizar los casos reconociendo la urgencia de la investigación en casos concretos y determinados. Ello trae consigo implementar un sistema para determinar que investigaciones deben desarrollarse antes, en función de su gravedad, y, de la urgencia de las denuncias formuladas.

4º.- Transparencia. Implica mantener informadas a las partes sobre el proceso de la investigación, sin comprometer en momento alguno, la confidencialidad ni la integridad de la misma. La falta de información puede generar rumores o percepciones erróneas que afecten a la moral y el clima laboral de una empresa o persona jurídica, lo que constituye una situación donde se deben poner en marcha aquellos medios dirigidos, precisamente, a evitar este tipo de situaciones.

El principio de transparencia conlleva el hecho de proporcionar una comunicación clara sobre los pasos que han de producirse dentro del proceso de investigación, sobre los plazos esperados y también, sobre los derechos que asisten a las partes a los que seguidamente haremos referencia. La transparencia en el proceso se refiere a la necesidad de mantener informadas a las partes sobre el procedimiento de la investigación, sus etapas y expectativas, sin comprometer en ningún momento el principio de confidencialidad.

Una comunicación clara y abierta ayuda a construir confianza en el proceso, y, de manera simultánea reduce la ansiedad o desconfianza que puedan sentir las partes involucradas.

A través de los diversos canales de comunicación que se utilicen, es necesario establecer puntos de contacto concretos designados, para poder atender consultas y proporcionar actualizaciones, a aquellas personales vinculadas con el Modelo de Cumplimiento Normativo de la persona jurídica.

De manera complementaria a todo ello, al concluirse la investigación, por parte de los responsables de la misma o del sistema de información de la empresa, se debe ofrecer un resumen de los hallazgos y las acciones tomadas, en la medida en que sea apropiado, sin perjuicio de que ello no ponga en riesgo el principio de confidencialidad, al que se ha hecho especial referencia en el comienzo de estas notas.

5º – Respeto a los derechos de las partes. Este principio asegura, que tanto el denunciante como el denunciado sean tratados con dignidad y que se protejan sus derechos legales y humanos.  Incluso estos derechos deben ser proyectados sobre cualquier tercero u operador jurídico que intervenga en el proceso de investigación.

Esto incluye, por ejemplo, el derecho a ser escuchado, a presentar pruebas y a recibir un trato justo durante todo el proceso y a la igualdad de armas procesales como manifestación del derecho fundamental a la igualdad (ex.art.14 CE), aunque se aplique entre particulares.

Respetar estos derechos, es esencial para mantener la integridad ética de la investigación y para evitar acciones que puedan ser consideradas injustas o discriminatorias.

El acusado debe ser considerado inocente hasta que se demuestre lo contrario, evitando juicios prematuros o basados en aspectos externos que trasciendan al contenido de la propia investigación que se esté llevando a efecto.

En paralelo al derecho a la presunción de inocencia, todas las partes implicadas en un proceso de investigación derivado de una comunicación producida en el canal de denuncias tienen derecho a ser escuchados, es decir, las partes tienen el derecho de presentar al instructor su versión de los hechos objeto de investigación y, además, a la posibilidad de poder aportar aquellas evidencias, que considere necesarias para defender su posición jurídica o derecho.

6º.- Derecho a lo no Discriminación. Implica tratar a todos por igual, sin importar su posición, género, raza u otras características o circunstancias personales o sociales, o de cualquier otro tipo o género.

El respeto a los derechos de las personas implicadas en estos procesos de investigación trae como legítima consecuencia la existencia de procedimientos que necesariamente han de ser equitativos, lo que lleva consigo, que estos permitan a las partes conocer las acusaciones formuladas contra ellas, y tener la posibilidad de defenderse y de responder a las mismas de manera que estimen más adecuada dentro de los cauces del proceso de investigación.

7º.- Derecho al Asesoramiento legal. Con la finalidad de facilitar acceso a aquella asesoría legal o a la representación, si es necesario.

En particular, se debe reconocer el derecho a la protección de la dignidad de las personas, evitando con ello, acciones que puedan humillar o degradar a las personas involucradas en tales procesos de investigación.

8º.- Principio de Legalidad. Las investigaciones deben conducirse mediante un estricto cumplimiento de las leyes y de las regulaciones aplicables, así como de las políticas internas de la organización.

Con este principio se trata de reconocer la validez de las acciones que se lleven a cabo, ya que el mismo asegura, que las medidas que en cada momento se adopten a consecuencia de dichas investigaciones sean completamente legales, y, que las mismas puedan sostenerse ante posibles impugnaciones, que puedan producirse ante cualquiera de los ámbitos jurisdiccionales donde las resoluciones adoptadas puedan ser revisadas judicialmente

Este principio de legalidad dota de una considerable protección legal al desenvolvimiento del proceso, evitando con ello, que la organización incurra en responsabilidades legales por la utilización de prácticas o procedimientos que sean formal o materialmente inadecuados.

El cumplimiento de todos estos principios fundamentales garantiza, sin duda que,  las investigaciones se lleven a cabo de manera justa, efectiva y respetuosa con los derechos de todas las partes involucradas en las investigaciones internas derivadas de las denuncias en el canal de denuncias.