1. Bedeutung des Familienunternehmens

Zunächst ist festzustellen, dass fast 90 % der spanischen Unternehmensstruktur aus Unternehmen mit hohem Familienanteil besteht, d. h. aus Unternehmen, in denen eine oder mehrere Gründerfamilien durch einen bedeutenden Kapitalanteil und durch die Annahme strategischer Unternehmensentscheidungen die Kontrolle über das Unternehmen ausüben (im Folgenden „Familienunternehmen“).

Abgesehen von der Bedeutung dieser Art von Unternehmen für die Schaffung privater Arbeitsplätze und für das BIP, zeichnen sich Familienunternehmen durch ihr Streben nach Kontinuität und die Bereitschaft der Familie aus, das Unternehmen künftigen Verhandlungen zu unterziehen.

In Anbetracht dieser Daten und der Notwendigkeit, die Planung zu verbessern, die an die besonderen Umstände jedes Unternehmens angepasst ist, und so zu verhindern, dass das Unternehmen zum Zeitpunkt der Nachfolge an künftige Generationen verschwindet, ist die Entwicklung und Umsetzung eines Familienprotokolls von wesentlicher Bedeutung, um die persönlichen und familiären Beziehungen der Mitglieder des Familienunternehmens zu regeln und so ein kontinuierliches und stabiles Fortbestehen im Laufe der Zeit zu erreichen.

2. Was beinhaltet das Familienprotokoll?

Das Familienprotokoll ist ein Dokument, das von Familienmitgliedern mit direkten oder indirekten Interessen am Familienunternehmen unterzeichnet wird. Es kann also vom Gründer des Familienunternehmens bis hin zum Ehegatten eines Nachkommens, der nicht an der Leitung des Unternehmens beteiligt ist, unterzeichnet werden.

Es enthält die Leitlinien und Grundsätze, die die interne Funktionsweise des betreffenden Familienunternehmens kennzeichnen und die von den Familienmitgliedern zu beachten und einzuhalten sind.

Es gilt als das geeignetste Instrument, um das Verfahren festzulegen, das schließlich den Generationswechsel und die Kontinuität des Unternehmens regeln wird, um potenzielle Konflikte zwischen den Familienmitgliedern in entscheidenden Entwicklungsphasen zu vermeiden (oder zumindest zu minimieren).

Wie bereits erwähnt, handelt es sich um ein heterogenes Dokument mit einem weiten Anwendungsbereich, sodass die Bestimmung derjenigen Familienmitglieder, die das Familienprotokoll unterzeichnen sollen, von der Struktur der betreffenden Familie abhängt. Somit kommt es häufig vor, dass neben den direkten Gesellschaftern des Unternehmens auch deren Ehegatten und Nachkommen das Dokument unterzeichnen.

Es ist zu beachten, dass das Familienprotokoll unter Umständen veraltet und überflüssig wird, wenn es nicht als dynamisches Dokument betrachtet und daher regelmäßig überprüft wird, um es an die sich verändernde Realität des Familienunternehmens und den neuen Ansatz der kommenden Generationen anzupassen.

3. Vorbereitung und Inhalt des Familienprotokolls

Das Familienprotokoll ist ein wichtiges Dokument für die Gestaltung der Beziehungen zwischen den Mitgliedern der Familie und zum Unternehmen. Es ermöglicht die Vorwegnahme künftiger Konflikte, die im Unternehmen und in der Familie selbst entstehen können und erleichtert den Generationenwechsel.

Im Familienprotokoll können die Familienmitglieder unterschiedliche Fragen regeln, wie z.B. die Steuerplanung der Familienmitglieder, die Finanzierung des Unternehmens aus Familienmitteln oder, im Gegenteil, die Finanzierung der Familienmitglieder aus Unternehmensmitteln, den Schutz der Rechte der Ehegatten und die Vorbereitung der Nachfolge. Mit anderen Worten: Das Familienprotokoll kann eine Vielzahl von Themen und Fragestellungen abdecken.

Für die korrekte Erstellung eines Familienprotokolls muss eine gründliche Voranalyse durchgeführt werden. Dafür ist es notwendig, die Besonderheiten jedes Familienunternehmens und die spezifischen Bedürfnisse jeder Familie zu ermitteln. Daher sind die vorbereitenden Arbeiten zur Festlegung des spezifischen Inhalts des Protokolls durch Treffen und Gespräche mit verschiedenen Mitgliedern der Familie von entscheidender Bedeutung.

Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass der Inhalt des Protokolls nicht endgültig feststeht, sondern von den besonderen Umständen des Einzelfalls abhängt.

Obwohl es kein Standardmodell für ein Familienprotokoll gibt, ist es dennoch üblich, die nachstehenden Abschnitte aufzunehmen:

1. Die Leitprinzipien des Familienunternehmens.
2. Regelung für die Übertragung von Aktien oder Gesellschaftsanteilen.
3. Leitende Organe.
4. Vergütungspolitik, Dividende, Zugang zu Führungspositionen.
5. Nachfolgeregelung.
6. Eheverträge.
7. Konfliktvermeidung und -lösung.

4. Formalisierung und Wirksamkeit des Familienprotokolls

Obwohl das Familienprotokoll formlos abgefasst werden kann, ist es ratsam, dass es notariell beurkundet wird und dass alle Familienmitglieder, die vom Familienprotokoll betroffen sind, bei der Beurkundung anwesend sind.

Außerdem kann ein solches Dokument beim Handelsregister hinterlegt werden, indem entweder nur dessen Existenz, nicht aber sein Inhalt eingetragen wird, oder indem es ganz oder teilweise hinterlegt wird.

Seit dem Beschluss der Generaldirektion der Register und Notare vom 26. Juni 2018, der sich mit der Möglichkeit befasst, die verpflichtende Einhaltung der im Familienprotokoll enthaltenen Bestimmungen als Nebenbestimmung in der Satzung zu verankern, kann diese zudem durch ihre Durchsetzbarkeit gegenüber Dritten an Kraft gewinnen.

Da der Inhalt des Familienprotokolls sehr heterogen ist und mehrere Aspekte des Familienunternehmens regelt, werden einige seiner Vereinbarungen nur moralische Kraft haben (z. B. die Werte der Familie oder die Mission des Unternehmens), während andere als vertragliche Vereinbarungen durchsetzbar sind und sogar Sanktionen enthalten können, um Schäden zu kompensieren, die durch die Nichteinhaltung durch eines der Familienmitglieder entstehen können.

Um den Inhalt der innerhalb der Familie getroffenen Vereinbarungen zu stärken, wird empfohlen, bestimmte relevante Aspekte, wie z. B. das System für die Übertragung von Aktien oder Beteiligungen, in die Satzung des Familienunternehmens aufzunehmen und folglich ad hoc in das Handelsregister einzutragen.