A estas alturas tenemos más que asumido que si nuestro comercio no promociona sus productos o servicios a través de las redes sociales, es como si no existiera.

Una forma muy extendida de dar a conocer lo que vendemos es la organización de sorteos en los que se participa simplemente siguiendo a la página en Instagram y la mención de un amigo en el apartado de comentarios. Es la mejor campaña publicitaria que podríamos organizar ya que con este sistema se ganan seguidores y el número de personas que visualizarán la publicación se multiplica exponencialmente. Y además es barato.

Si hemos creado un perfil en Instagram o en Facebook para nuestra tienda de barrio, para nuestra start-up tecnológica o para nuestro comercio online, podemos valernos de este sistema para promocionarnos. Pero si queremos evitar problemas, debemos respetar las normas que cada red social nos marca (no vale todo) y hay que contar con unas bases legales que fijen las reglas del juego en cada caso.

¿Concurso o sorteo?

La primero que nos debemos plantear es si queremos organizar un concurso o un sorteo, porque no es lo mismo. En el ejemplo anteriormente mencionado, el de participar mediante un like y mencionando a un amigo, nos hallamos ante un sorteo. El participante no tiene que mostrar su astucia o habilidades particulares, un jurado no va a valorar quién lo ha hecho mejor y quién merece ganar. El vencedor va a ser elegido por puro azar entre las personas que han ejecutado las acciones requeridas para la participación en el sorteo.

Por tanto, el sorteo tiene un componente aleatorio mientras que en el concurso entra en juego la percepción subjetiva de un jurado que decide qué participante merece ganar.

Las obligaciones fiscales y administrativas del organizador dependerán de la modalidad por la que nos decantemos, así como del valor del premio. 

La elección de la plataforma

Una vez decidida la acción que queremos llevar a cabo, hay que elegir a través de qué red social se va a materializar. Esto es más relevante de lo que parece, ya que no es lo mismo realizar un sorteo en Facebook que en Instagram. Habrá que leer cuidadosamente las políticas y condiciones de uso de cada una puesto que difieren.

Así, por ejemplo, en los sorteos a través de Instagram se puede exigir al participante que siga la página y mencione a algún amigo. En cambio, las políticas de uso de Facebook únicamente permiten el like y los comentarios de la publicación. Se puede animar a los participantes a seguir la página y compartir el sorteo, pero no se puede establecer como un requisito para participar.

¿Necesitamos un notario?

No es obligatorio contar con un notario para la realización del sorteo y elección del ganador, si bien al tratarse de una acción aleatoria, la intervención de un fedatario público implica una mayor transparencia y protege al organizador frente a cualquier reclamación que cuestione la designación del premiado.

No obstante, hoy en día existe un gran número de plataformas online que ofrecen un servicio equivalente para la elección del ganador con todas las garantías de neutralidad e, incluso, la designación de suplentes.

Por tanto, el organizador decidirá qué sistema prefiere emplear.

La protección de los datos personales

Como no podía ser de otra forma, la celebración de sorteos no se libra de la normativa sobre protección de datos personales.

Para simplificar este punto al máximo, podemos organizar un sorteo a través de Instagram con participantes cuyos perfiles sean públicos. El organizador del sorteo (responsable del tratamiento de datos) contaría únicamente con el perfil abierto de los participantes, y sólo obtendría datos personales del ganador una vez éste le contacte para reclamar su premio. Sería en este momento cuando se recabarían los datos personales y cuando se debería informar al ganador del tratamiento de esos datos según la normativa aplicable (Reglamento Europeo de Protección de Datos y Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales).

En cualquier caso, y en función de la dinámica del sorteo en cuestión, las bases legales deberán prever un apartado sobre el tratamiento de datos personales.

Las bases legales del sorteo

Una vez tengamos claro todo lo anterior, y antes de poner en marcha el sorteo, tendremos que redactar las bases legales, que deberán estar en todo momento a disposición de los participantes para su consulta.

Las bases legales deberán incluir, entre otros aspectos, los datos de identificación del organizador, las fechas de inicio y fin de la acción promocional, los requisitos y, en su caso, limitaciones para la participación, la fecha del sorteo, la identificación y valoración del premio, el procedimiento para la elección y comunicación del ganador y suplentes, así como aquellos aspectos relacionados con la protección de datos.

Es importante redactar unas bases legales claras y completas ya que de ellas dependerá la responsabilidad del organizador frente a cualquier eventualidad.

En resumen, antes de emprender cualquier acción promocional a través de redes sociales, será preciso planificarlo bien, tener en cuenta todo lo comentado y plasmarlo en la redacción de bases legales que cubran al organizador ante cualquier vicisitud que pueda darse.